2020年の新型コロナウイルス対策を機に、オフィスから離れた場所で仕事をするテレワークが注目されています。

テレワークの導入には人材の確保やコストの削減、社員のワークライフバランスの充実等、企業側にも社員側にもメリットがあります。

しかしその一方で、テレワークには注意しておかねばならないポイントもいくつかあります。

気をつけるべきポイントとして「コミュニケーション」や「セキュリティ」といった部分があり、これらには特に気を使ってテレワークの導入を進めなくてはいけません。

今回は上記のようなテレワークにおける注意点を解決し、テレワークを成功させてくれるツールについて紹介・解説していきます。

必須級の7つのツール

本記事ではテレワークに必要なツールを7つに絞ってご紹介。

これがなくては「テレワークが始められない」「テレワークでの生産性を落としてしまう」などのおそれがある、重要なものをピックアップして機能を解説していきます。

以下の内容を参考にしてテレワークの準備を進めるようにしましょう。

1.コミュニケーションツール

テレワークに必要なツールひとつ目は、コミュニケーションツールです。

テレビ会議システム、Web会議システム等が該当します。

これらは遠隔会議ができることにより、コミュニケーション不足を補い、チーム内の連携を円滑に行えるようにしてくれます。

Web会議システムは専用の機器が必要なく導入もしやすいので、導入は必須と言ってもよいでしょう。

2.勤怠管理システム

テレワークでは働いている状況が目で見えない分、勤怠管理が難しいので、勤怠管理システムも重要な役割を持ちます。

テレワーカーの勤怠管理が課題となってテレワークを導入できないケースもあり、上記の悩みを抱えている場合、勤怠管理システムがおすすめです。

システムによっては、テレワーク時の仕事と休憩時間の管理として離席ボタンと着席ボタンを有するものがあります。

その場合は、着席している時間だけを集計して、一日の労働時間とする企業も多いです。

また、勤怠管理システムは給与システムと連携可能ものも多く、給与の支払いを難なく行えるという利点もあります。

3.ペーパーレス化ツール

書類を電子化・ペーパーレス化するツールもおすすめです。

書類を電子化して、サーバー上の共有フォルダにアップロードしておけば、オフィス以外の場所からでも書類の参照が可能になります。

出社しなくなるのであれば、必要な書類は電子化しておく必要があります。

しかし、社内にある全ての書類をペーパーレス化するのは、現実的ではありません。

優先順序を決め、利用頻度の高い文書から徐々にペーパーレス化していくようにしましょう。

ペーパーレス化の際は、電子文書化システムを使い電子化すると、一から手入力せずとも書類を電子化してくれるので、ぜひ活用しましょう。

4.モバイルテレワークツール

営業担当者などが、出先でスマートフォンやタブレットなどのモバイルツールでメールやスケジュールを確認することが増えてきています。

しかし、これらの機器を持ち歩く際は、紛失や盗難といったリスクが在宅勤務時以上に高くなる恐れがあります。

このようなリスクに対して、安全にモバイルツールを活用するために、セキュアブラウザやセキュアコンテナというツールがあります。

セキュアブラウザやセキュアコンテナを活用すれば安全な領域で作業が可能で、クラウドや社内ネットへのアクセス時に情報漏えいのリスクも回避できます。

万が一、モバイルツールを紛失してしまった時も遠隔からデータ消去できるので、モバイルツールを導入するのであれば、ぜひ活用しておきたいです。

5.ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールはテキスト、画像、スタンプで手軽にコミュニケーションを行うことができます。

メールとは違い、リアルタイムでのコミュニケーションが可能なため、すぐに返信が欲しい場合やちょっとしたことを聞きたい場合などに重宝します。

また、電話のように相手の時間を強制的に奪うこともありません。

顧客やチーム内での密なコミュニケーションを促進し、業務の効率化にも繋がる魅力的なツールです。

6.タスク管理ツール

テレワーク中は社内のタスクの進捗確認が難しいため、タスク管理ツールが重要な役割を果たします。

コミュニケーションツールを導入することも大切ですが、タスクの状況が把握できないと、円滑に業務が行えません。

そこで、社内のタスク進捗を細かく一括で確認できるようなタスク管理ツールが役に立ちます。

また、タスク管理ツールを選ぶ際はできるだけ簡単にタスク管理できるものを選びましょう。

操作が簡単なものを選ぶだけでもタスク管理そのものに時間を費やす必要がないため、通常通りの業務が行えます。

7. リモートアクセスツール

テレワークを行うならリモートアクセスツールは必須です。

テレワークはオフィスから離れたところで仕事をするため、データやソフトウェアに外部からアクセスするツールを準備しなくてはなりません。

月額費用が発生するツールの利用はランニングコストがかかりますが、初期投資を小さく抑えられるので、大手企業は勿論、中小企業にもおすすめです。

また、リモートアクセスツールには様々な方式があり、その中から自社に合ったものを選べるのでより詳しく紹介・解説していきます。

テレワークの形式を決めるリモートアクセスツール

上記で述べたとおり、リモートアクセスツールにはいくつか種類・方式があります。

会社のパソコンを自宅に持ち帰って作業をする、在宅からオフィスのパソコンに接続するといった方法が主流ですが、これらの方法にも更に種類があります。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

リモートデスクトップ式

リモートデスクトップ式は自宅のPCからオフィスのPCを操作する方式です。

安価で実施が比較的簡単という特徴があり、リモートデスクトップ式を導入している企業も多いです。

デメリットになる特徴としては、オフィスのPCの電源が消えてしまうと操作ができなくなるので、出社して電源を入れ直さなくてはならない点です。

また、自宅のPCからオフィスのPCにアクセスする際にパスワードを用いるのですが、パスワードを保護するためにセキュリティの強化が必要な点にも注意が必要でしょう。

仮想デスクトップ式(オンプレミス型)

仮想デスクトップ式は、オフィスのサーバー上の仮想デスクトップに、テレワーク端末から遠隔でログインを行います。

リモートデスクトップ式とは異なり、オフィスのPCの電源に気を使う必要はありません。

初期費用がかかりますが自社のセキュリティポリシーに合わせてセキュリティを構築できるのが特徴です。

十分な準備期間を設けて、テレワークを万全な状態でスタートしたい場合にはおすすめです。

しかし、セキュリティのアップデートやメンテナンスも自社で行うため、作業コストがかかる点には気をつけなくてはなりません。

クラウド型アプリ方式(DaaS)

クラウド型アプリ方式は仮想デスクトップ方式の種類の一つです。

前述した仮想デスクトップ式(オンプレミス型)との大きな違いは、自社でサーバーなどのインフラ環境の構築が必要ない点です。

自社のサーバーではなくネットワーク上のサーバーでクラウド型アプリを利用する方式なので、導入コストも抑えられます。

また、セキュリティ対策などもワンストップで提供されるため、運用時の作業を自社で行う必要もありません。

しかし、仮想デスクトップ方式に比べると、ランニングコストがかかる点、導入後のカスタマイズ性が低い点はデメリットとも言えるでしょう。

VPN

VPNを利用して社用のPCを自宅で使用するという方法もあります。

VPNの契約のみで導入可能で、安価なため導入の敷居は低いでしょう。

しかし、VPNだけではセキュリティ面に不安が残るため、長期間のテレワークには非推奨です。

一時的にVPNを使用し、後々には上記で紹介したような方法でテレワークができるようにシフトするのがおすすめです。

テレワークを快適に行うためのポイント

テレワークに必要なツールとしてアクセスツールについて紹介・解説してきました。

しかし、アプリやツールを用意しても快適にテレワークが行える訳ではありません。

ここからは、ツールの準備以外でテレワークを快適に行うためのポイントについて紹介します。

作業環境を整備する

当然ですが、オフィスと自宅とでは作業環境が違います。

それほど重要視はされていない傾向はありますが、作業環境というのはテレワークにおいて重要な要素です。

「インターネット回線の速度が遅くて作業が進まない」「自己管理が難しい」など、実際にテレワークを経験して気付くオフィス環境との違いもあります。

業務環境で仕事への意欲も変わる恐れがあるので、できるだけ快適に仕事が行えるよう環境整備をしましょう。

セキュリティ対策には万全を

会社外での作業は情報漏えいのリスクが伴うため、テレワークでは一層セキュリティ意識を高める必要があります。

上記で紹介した必要なツールにも、セキュリティに気を使って使用しなければならないツールがありました。

情報漏えいの結果、悪意のある人々に情報が渡ってしまった場合の被害は計り知れません。

セキュリティ対策を怠ったことで甚大な被害にあった企業も存在します。

安心してテレワークを行うためにも、セキュリティ対策に重点を置いて準備を進めましょう。

テレワーク時のセキュリティが心配なら『いえからオフィス』

セキュリティ対策が必須のテレワークにおすすめなのが『いえからオフィス』。

『いえからオフィス』は、オフィスと自宅にそれぞれ端末を用意してLANに接続しておくだけで、オフィスネットワークを自宅でも利用可能になるサービスです。

ここからは、接続するだけでセキュリティ対策ができる『いえからオフィス』のメリットについて紹介していきます。

家から使えるオフィスのセキュリティ

『いえからオフィス』を導入すると自宅でオフィスのセキュリティを使用できます。

親機と子機を準備し、接続するだけでオフィスのセキュリティを自宅まで拡張してくれます。

難しい作業は不要

『いえからオフィス』を使用すれば、新しいセキュリティを構築する必要もなく、自宅から難しい接続設定をする必要もありません。

難しい作業なしで導入でき、低コストで導入可能なのでテレワークの導入を簡単にしてくれます。

オフィスネットワークに接続する際に必要なSSIDもステルスモードで保護が可能。

『いえからオフィス』を使用すれば、新しいセキュリティの導入に頭を悩ませることも減ります。

まとめ

テレワークに必要なツールと快適に行うためのポイントについて紹介・解説してきました。

多くのツールが必要で準備が大変なように思えますが、後々の業務をスムーズに進めるためにはどれも必要なものです。

しかし、これらのツールの導入には費用がかかるためテレワークに踏み出せないことも。

そこで、低価格で導入可能で自宅の作業環境を確保できる『いえからオフィス』がおすすめです。

パンデミックや自然災害によって、またいつテレワークが必要になるかわかりません。

今のうちからテレワークの導入を積極的に行いましょう。