新型コロナウイルス感染症の流行を機に、多くの企業がテレワークの導入を始めています。

しかし、普及が進んできた今、テレワークを行う上で様々な課題が出てきていることも確かです。

そこで、本記事ではテレワークを行う際の課題と失敗しないためのポイントについて解説していきます。

テレワークが注目される理由

そもそも、何故テレワークがこれほどまでに注目されているのでしょうか。

その大きな要因はやはり、2020年の新型コロナウイルスによるパンデミックと政府の施策の影響が大きいでしょう。

テレワークは感染症の流行を防ぐことを目的としている他にも、自然災害などの不足な事態が発生した際に、事業の継続が可能である点も評価されています。

その他にも、人材の確保や移動コストの削減などのメリットもあるため、テレワークの導入は急速に進み多くの実績を残しています。

問題視されるテレワークの課題

テレワークはメリットも非常に多くありますが、その裏には課題がいくつも隠されています。

課題を認識しないまま闇雲にテレワークにシフトしてしまい、業績が下がってしまったという企業も多く存在します。

では、現状問題視されているテレワークの課題とはどのようなものなのでしょうか。 詳しく解説していきます。

自宅の環境整備

テレワーク導入の最初の課題として、自宅の環境整備が必要なことが挙げられます。
具体的には、快適でセキュアなインターネット環境や自身にあった作業環境の準備が必須です。

作業環境は比較的簡単に準備できますが、セキュアなインターネット環境の準備には専門知識や新しいツールが必要となります。

このような環境整備が課題となり、準備をすることができずにテレワークに踏み出せない企業も少なくありません。

初期費用

テレワークを導入することで環境整備やセキュリティ対策、新たなツールの導入が必要になることがあります。

従来の働き方とは異なるため、セキュリティ対策などの必要なツールが増えることもあるでしょう。

新たに必要なツールだけに、契約数や購入数を絞ったとしても、初期費用の予算は念入りに検討する必要があります。

コミュニケーション

テレワークが始まると、同じオフィスに出社していたころとは異なり、社内での何気ない会話や情報共有が減り、必然的にチーム内のコミュニケーション量も少なくなってしまいます。

コミュニケーション不足は連携ミスが起きやすくなるだけでなく、チームの帰属意識も低下してしまうことからテレワークの大きな問題とされています。

上司や部下、同僚の状態がわかりにくいほか、タスクの進捗状況に関する確認の機会が減るためタスクの進捗状況がわかりにくいというのも無視できない問題です。

こうした問題に陥らないためにも、社内共通のコミュニケーションルールが必要になるでしょう。

勤怠管理

テレワークが始まると、社員の働いている状況がわからないため、勤怠管理が難しくなってしまうのもデメリットです。

テレワークでは、働く上での自己管理が重要となりますので、自己管理がうまくできない社員の効率が低下することがありますし、プライベートとの区別がつきづらくなることから、働きすぎの原因にもなります。

気づかないところで残業を行っている社員も居るということもあり、勤怠管理の複雑化は避けられない課題と言えるでしょう。

テレワークできる人とできない人がいる

企業には様々な職種の人が働いていますので、一律にテレワークを導入しようにも、一部の社員だけが業務上、テレワークができないことも起こり得ます。
事業や部門が違えばテレワークできない部門も少なからず存在します。

そうなってしまうと、テレワークしたくてもできない社員が不公平だと感じる可能性があり、社内不和の原因にもなります。

評価の観点でも、なんとなく出社している人が頑張っていて、テレワークしている人が怠けているような印象になることもあるため、注意が必要です。

セキュリティ

テレワークにはセキュリティ面の問題も付き物。

テレワークにシフトする際、そのままではインターネット回線も各従業員の自宅の環境に接続する形になるため、従来のセキュリティが適用できなくなってしまう場合があります。

テレワークは情報漏洩のリスクがオフィスワークよりも高まるため、社員ひとりひとりがセキュリティ意識をもつことが非常に大切ですし、VPNや会社PCを遠隔操作するアプリケーションの導入など、環境やセキュリティ上のルールを整える必要があります。

テレワーク導入で困らないために

ここまでテレワーク導入による課題について紹介してきました。

メリットだけでなく、課題も存在するテレワークですが、しっかりと対策を講じることでほとんどの課題を解決することができます。

ここからは、テレワークの課題解決の具体的な方法について解説していきます。

コミュニケーションツールの採用

まずは、コミュニケーションツールの採用がおすすめです。 コミュニケーション不足の解決のためにはコミュニケーションツールは必要不可欠と言えます。

オンライン会議システム、ビジネスチャット等を駆使して気軽に話せるコミュニケーションツールを選んでみましょう。

ただし、導入するだけではコミュニケーション不足は解決できないので、最低限ルールを設けて、きちんと社内で浸透させることが必要です。

スケジュール、タスク管理ツールの採用

テレワーク中はスケジュール、タスクの管理が難しくなるので、スケジュール、タスク管理ツールの採用もおすすめです。

これらのツールで連携ミスを予防できるほか、各社員のタスクも管理しやすくなります。

テレワーク前に導入しても効果があるので、まだ使ったことがないという場合は導入してみても良いかもしれません。

勤怠管理ツールの採用

テレワークによって複雑化してしまう勤怠管理も、ツールの導入で出退勤を簡単に管理できます。

ツールを導入することにより、離れているところからでも出退勤の打刻が可能になり、給与管理システムとの連携で給与計算も簡単になるでしょう。

業務フローの改善

テレワークを始める際には、テレワーク向けの業務フローの作成が必要になります。

出社して同じ空間にいれば簡単にできた連携がテレワークを始めると難しくなってしまうことがあるためです。

連携のためのルールを設けることで、社員同士が近くにいなくても円滑に作業ができるようにしましょう。

業務フローの見直しを行うことで、それまで属人化してしまっていた業務を見つけ出すことにもつながり、テレワーク導入に関わらず、業務効率の向上につながります。

環境整備手当の支給

環境整備がなされずにテレワークを始め、生産効率が落ちてしまってはいけません。

企業側はテレワークにおける通信費や光熱費、椅子、机などの環境整備費用を社員に支給するとよいでしょう。
一般的に、テレワークの環境整備における費用は会社側が負担することが多いです。

社員の作業環境を整えて、存分に仕事ができる環境作りを手伝うようにしましょう。

セキュリティ対策

先述の通り、テレワークを行う際にはセキュリティ対策が必須です。

セキュリティの問題は、やりながら改善していくということもできないもので、一度でも情報漏洩などの問題を起こすことは許されません。しっかりとした環境構築の準備とセキュリティルールの徹底が重要です。

現代では、セキュリティ対策をしなかった結果、サイバー攻撃や不正ログインの標的にされる被害者が多く出ています。

テレワーク導入の際にはセキュリティソフトの導入やVPNの契約、通信の暗号化などについて検討しましょう。

テレワークの環境構築には『いえからオフィス』

『いえからオフィス』は、オフィスに親機、自宅に子機をそれぞれ用意し、LANに接続するだけで、オフィスネットワークを社員自宅まで「拡張」できるサービスです。

自宅でのセキュリティに不安が残るテレワークですが、安心して作業を行うために『いえからオフィス』を導入している企業様も多数いらっしゃいます。

すぐに導入できて、簡単にセキュリティ対策のできる『いえからオフィス』には以下のようなメリットがあります。

家でもオフィスのような環境

『いえからオフィス』なら自宅でも簡単に環境構築が可能です。

親機をオフィス、子機を自宅に準備するだけでオフィスのセキュリティが自宅でも使用可能になります。

セキュリティの専門知識がなくても簡単にセキュリティ対策ができるので、テレワークを始める時の不安を解消してくれます。

また、オフィスのネットワークにアクセスする際に必要なSSIDもステルスモードに設定可能なため、SSIDが社外の人に知られてしまう心配もありません。

導入が簡単

セキュリティに関する専門知識はもちろん、デバイスなどのハードウェアの難しい知識も必要ありません。
『いえからオフィス』なら自社のセキュリティとの連携も簡単で簡単な接続設定を行うのみなので、複雑な作業抜きで安全にテレワークを行うことができます。

低コストで導入可能なので、テレワークの導入でかかりがちな初期費用も抑えることができます。

まとめ

本記事では、テレワークの課題について紹介してきました。

パンデミックや災害時の対策としてテレワークの導入が推奨されていますが、課題も多く導入に踏み切れない企業様も多いです。

まだまだ課題の多い業務形態のため、導入を躊躇うのも無理はないでしょう。

しかし、それらの課題を解決するためのシステムやサービスも徐々に充実してきています。

『いえからオフィス』もそんな課題を解決するためのサービスの一つです。

「できるだけ低予算でテレワークを導入したい」、「難しいセッティングが不安」という場合はぜひ『いえからオフィス』の導入を検討してみてください。